Nota Fiscal Eletrônica NF-e

O que é a Nota Fiscal Eletrônica porque ela é vantajosa?

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o termo que descreve um novo modelo de documento fiscal em formato digital, assinado eletronicamente pela empresa emissora e que substitui as tradicionais notas fiscais tipos A e A-1. A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o processo de emissão de notas fiscais no país. É, resumidamente, um documento que tem a mesma validade da nota fiscal impressa, porém no formato digital.

Essa nova tecnologia garante segurança nas transações realizadas online, rapidez a processos e redução de custos e ainda por cima faz bem ao meio ambiente. Esses e mais uma série de outros benefícios explicam a crescente adesão a solução. Empresas, pessoas físicas e órgãos públicos já fazem uso do documento eletrônico. Para ver mais detalhes das vantagens da NF-e, acesse “Quais são os benefícios da NF-e para os empresários?” e “Quais as vantagens da NF-e para o consumidor, Contabilistas e Fisco?”.

Quais são os benefícios da NF-e para os empresários?

A Nota Fiscal Eletrônica traz uma série de vantagens para o empresário, principalmente a respeito de economia, rapidez e facilidade nas transações. E não é só o empresário que se beneficia com a utilização da NF-e, mas também o cliente, o fisco, o contador e até o meio ambiente. Alguns desses benefícios são:

Redução de custos de impressão: Devido ao seu formato digital, a NF-e dispensa a necessidade de emissão em papel de notas fiscais, o que gera uma economia em relação a todos os custos de impressão, como por exemplo, necessidade de equipamento específico, tinta, papel, tempo gasto.

Redução de custos com armazenamento: As Notas Fiscais devem ser armazenadas por 5 anos, e quando em papel, demandam espaço físico específico para guardar esse volume. Já a NF-e, novamente por seu caráter digital, dispensa a necessidade de um espaço físico para armazenamento, de documentos fiscais já que os arquivos todos tem armazenamento digital. Isso além de gerar uma redução de custos, também facilita e reduz o tempo para o acesso aos documentos, e aumenta a segurança de manutenção dos mesmos.

Redução do tempo de parada em postos fiscais: A NF-e contém um código de barras que permite que a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica seja capturada para que ela seja consultada na Internet ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, o fisco de todo o país já tem suas informações disponíveis, aguardando apenas a chave de acesso para consultá-la, tornando assim o processo muito mais ágil.

Redução de custos com mão de obra: A NF-e promove a eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;

Agilidade para serviços: Há redução de tempo também no caso de serviços, já que nota pode ser automaticamente enviada via e-mail, uma vez que o cadastro da sua empresa na prefeitura já emite um alerta em seu e-mail toda vez que alguma empresa emitir alguma nota em seu nome.

Melhoria na Gestão Financeira: O uso da Nota fiscal eletrônica simplifica a burocracia da área financeira, o que gera conforto e otimização dos processos de armazenagem, organização e gerenciamento de dados, fazendo com que o intercâmbio de informações seja muito mais fácil e também facilitando a recuperação das informações.

Com a NF-e, também se torna possível controlar a sua escrituração contábil de maneira bem mais fácil, com base nas notas fiscais enviadas e recebidas, guardando os Danfes por e-mail e enviando sua cópia diretamente para a contabilidade.

Simplificação de obrigações acessórias: Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e.

Possíveis erros são eliminados: A própria nota fiscal eletrônica já evita erros de digitação e também possui uma transparência que é importante para erros comuns em notas fiscais em papel (principalmente, na área de escrituração).

Maior eficiência: Como você pode ver, os processos ficam muito mais simples, e toda a informação é centralizada de forma que quando você precisar estarão todas lá. Tudo isso gera uma grande economia e também eficiência. A extração de informações por parte da Secretaria da Fazenda também é mais ágil, já que as notas ficam armazenadas no próprio sistema, o que torna o processo como um todo muito mais eficiente.

Cidadania e Sustentabilidade: O Estado e o cidadão também ganham com o uso da Nota Fiscal Eletrônica, já que ela permite uma maior fiscalização na área tributária. Com planejamentos mais detalhados e um maior engajamento por parte das empresas e dos contadores, e a possibilidade de um cruzamento de informações sobre controle de mercadoria e prestação de serviços das notas emitidas com a Receita de forma rápida, facilitam a fiscalização, sendo mais um ponto positivo do uso da NF-e.

A NF-e ainda promove a sustentabilidade. Para ser ter uma ideia, desde 2006, o Brasil deixou de emitir mais de 8,5 milhões de notas de papel com o uso da Nota Fiscal Eletrônica. Considerando que cada nota física era composta por 4 vias, isso significa que 34 mil folhas de papel deixaram de impressas.

Relações de comercio, economia e sociedade: Além disso tudo, há também incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias, padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas e surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Quais as vantagens da NF-e para o consumidor, Contabilistas e Fisco?

Consumidor

A consulta, armazenagem, segurança e acesso as NF-e se tornam muito mais fáceis para o consumidor quando ela E em formato digital, e pode ser acessada por internet utilizando as mais diversas tecnologias.

Fisco

• Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
• Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
• Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED)
• Melhoria da gestão e gerenciamento dos documentos devido as facilidades do formato digital.

Contabilistas

• Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
• Melhoria da gestão e gerenciamento dos documentos devido as facilidades do formato digital;
• Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

A NF-e realmente traz economia e melhorias então?

Sim.

A economia das empresas que hoje emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e) é certa. E a economia não é só de papel, vale pensar no tempo do funcionário envolvido no processo, o manuseio, local para o armazenamento das notas.

Essa nova tecnologia garante segurança nas transações realizadas online, rapidez a processos e redução de custos e ainda por cima faz bem ao meio ambiente. Esses e mais uma série de outros benefícios explicam a crescente adesão a solução. Empresas, pessoas físicas e órgãos públicos já fazem uso do documento eletrônico.

Além do fato de que o seu gasto com papel diminuirá muito (devido ao fato que o processo é feito inteiramente eletronicamente), há redução de custos administrativos, tempo de impressão de documentos fiscais, gastos com armazenamento de arquivo e documentos fiscais em papel, além de diminuir despesas com a racionalização e a simplificação das obrigações acessórias, entre outros ganhos.

Em complemento, de forma eletrônica os erros podem ser minimizados e até mesmo acertados mais rapidamente devido a praticidade característica desse formato, onde todas as suas notas são organizadas automaticamente, e é fácil encontrar qualquer nota com uma busca simples e rápida, economizando assim o tempo de seus colaboradores e também evitando falhas humanas que podem acontecer. A NF-e economiza tempo também no sentido de que quando suas notas chegam ao COFRE NFE elas ficam imediatamente disponíveis para sua contabilidade, que poderá importá-las para a escrituração contábil. Sem contar que há ainda a diminuição de sonegação e facilidades para comunicação com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Muitas lojas do comércio eletrônico brasileiro adotaram a forma de enviar a nota fiscal por e-mail ao cliente para aproveitar ainda mais a tecnologia e economia.

Como é dada a validade fiscal e jurídica da NF-e?

A validade jurídica da NF-e ‘e garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.

A assinatura digital é um processo que possibilita a verificação de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrônico, ou seja, a assinatura digital permite saber quem é o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado.  Ela consiste na criação de um código, através da utilização de uma chave privada, de modo que a pessoa ou entidade que receber uma mensagem contendo este código possa verificar se o remetente é mesmo quem diz ser e identificar qualquer mensagem que possa ter sido modificada.

No caso da NF-e tem validade fiscal e jurídica garantida pela assinatura do emitente realizada com o uso de um certificado digital, que é um arquivo de identidade virtual, onde permite sua identificação à outra pessoa ou computador de maneira segura, feito no padrão ICP-Brasil (Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira).  A ICP-Brasil foi instituída pela MP 2200-2 para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras, viabilizando o uso do documento eletrônico. Então, para emitir uma nota fiscal eletrônica, o emissor deve dispor de um certificado digital, emitido sob a ICP-Brasil, que  contenha o seu respectivo CNPJ.

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

Para quais tipos de operações a NF-e pode ser utilizada?

A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

Existem gastos para quem emite NF-e?

A emissão da NF-e é gratuita, mas há custos de gerenciamento.

Existe um software gratuito de emissão de NF-e oferecido pela Secretaria da Fazenda , mas esse software não oferece ferramentas de armazenamento seguro e gerenciamento eficaz das notas fiscais, o que de certo modo, compromete o sucesso da empresa que implementa a NF-e no negócio. Portanto, para o sucesso da empresa, e para assegurar erros, ‘e preciso investir em um software especializado, que oferecem ferramentas de gestão de notas fiscais eletrônicas, implantação de apps personalizados, integração com outros sistemas da empresa, treinamento de colaboradores, armazenamento das notas eletrônicas (o que é obrigatório por pelo menos cinco anos), dentre outras funcionalidades.

Mesmo sendo necessário investir em um software especifico para as NF-e, o custo benefício das Notas Fiscais Eletrônicas é maior do que os gastos gerados por elas, e também as NF-e saem muito mais barato do que utilizar as antigas notas fiscais em papel.

A redução de custos pela NF-e e extensa, indo de redução em gastos com papel e energia elétrica a redução de mao de obra e tempo gasto em vários aspectos, o que mais uma vez reforça que mesmo que haja custos para o gerenciamento das NF-e, os gastos são menores e os benefícios muito melhores que outras opções.

Em relação aos gastos tributários, eles existem como em qualquer tipo de nota fiscal, então não há mudanças de gastos nesse aspecto.

Vale a pena ter um software de NF-e?

Com certeza.

O sistema gratuito disponibilizado pela Receita Federal possui vários erros (que vao desde a ineficiência do programa, a sumiço de ícones, falta de suporte, não reconhecimento de certificado digital, entre outros problemas), ausência de informações e avisos e uma interface não amigável, que pode deixar o usuário em apuros e prejudicar todos os processos e assim diminuir a eficácia e rapidez, indo contra muitos dos benefícios que a NF-e oferece quando gerenciada de forma correta.

Softwares específicos além de não apresentarem todos esses erros e continuarem aprimorando sempre seus serviços, possuem suporte e toda uma serie de facilidades que vai além da simples emissão de NF-e, ajudando a empresa em todos os aspectos para um maior rendimento, gestão e eficiência.

São vários os detalhes que compõem o gerenciamento das NF-es: entre a coleta de dados de fornecedores, clientes, criação e armazenamento de relatórios fiscais e contábeis, controles de venda, dentre outros. Assim, é fundamental pesquisar e investir em um programa que ofereça soluções para a sua empresa, permitindo aos seus colaboradores usar o tempo de forma mais produtiva.

Quais os benefícios de um sistema de emissão de NF-e?

Dependendo das suas necessidades, estes softwares podem representar ganho de tempo, aumento na segurança das informações e integração dos processos de trabalho.

Um Software de emissão de NF-e automatiza a organização e integra os processos e rotinas. Um bom gerenciamento de notas fiscais começa com a execução de processos de forma rotineira, de modo que eles sejam feitos sempre que precisar. Algumas características de um sistema de emissão de NF-e são:

As notas são emitidas muito mais rápido.

O sistema é fácil de ágil de usar, o prestador de serviços efetua o cadastro e a solicitação pra o credenciamento, depois de credenciados tem acesso a diversas funções do sistema como emissão e consultas de notas fiscais, escrituração e geração de dívida em tempo real, relatórios, entre outros.

Você deixa de ter que preencher manualmente cada uma das entradas do formulário. Os cálculos também passam a ser feitos automaticamente, o que representa uma grande aceleração no processo

Integração de processos

Alguns sistemas permitem também a integração de outros processos da sua empresa com a emissão de notas fiscais, reduzindo o trabalho e aumentando a rapidez e segurança.

A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos é uma realidade para grande parte das empresas brasileiras, e diante deste cenário, novas necessidades começaram a surgir. Uma delas é o gerenciamento desses documentos dentro da empresa, sejam Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), Notas Fiscais de Serviços eletrônicas (NFS-e), entre outros, mas as facilidades tecnológicas trouxeram redução da burocracia e dos custos. No entanto, apenas empresas bem preparadas se beneficiarão dessas mudanças, uma vez que toda a tramitação de documentos fiscais eletrônicos entre as empresas é fiscalizada eletronicamente pelas administrações tributárias em todas as esferas.

Armazenamento de dados na nuvem

Devidamente armazenados de forma digital, esses dados podem ainda ser totalmente indexados, característica que permite, por meio de filtros preestabelecidos, localizar uma nota fiscal ou qualquer outro documento eletrônico em tempo recorde.

No caso dos arquivos XML (formato em que são salvas as NF-e) ocorre o mesmo. Ao indexá-los, o software facilita a sua localização quando for necessário validá-los como íntegros, segundo as regras da Receita Federal do Brasil.

Com o armazenamento de dados em nuvem, também conhecido como “Cloud Computing”, o mínimo que a empresa irá conseguir ‘e economizar tempo e espaço físico e certamente verá seu faturamento e lucro aumentarem.

O armazenamento remoto também representa um ganho em segurança. Os dados passam a ser guardados em um servidor externo, com backups constantes, o que garante a integridade das informações. Você deixa de correr o risco de simplesmente perder os comprovantes de papel ou os dados armazenados no HD do computador da empresa.

Devo pagar impostos quando utilizo a NF-e?

Sim.

Independente se a nota emitida for a eletrônica ou a impressa, quem a emite ainda continua sujeito aos mesmos impostos, sejam eles federais, distritais, estaduais ou municipais (que são cobrados de forma unificada, em parcela mensal única para quem é sujeito ao Simples Nacional).

A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal como qualquer outro, ainda que se apresente de forma diferente e, portanto, deve ter o mesmo tratamento que as notas fiscais convencionais no que se refere a sua informação na Declaração de Ajuste Anual, quando for o caso.

Quais são os impostos cobrados na NF-e?

Impostos que incidem sobre qualquer nota fiscal: A maioria varia de acordo com o regime tributário escolhido (Simples, lucro presumido ou lucro real) e com o setor de atividade.

• IRPJ: Imposto de renda de pessoa jurídica (a apuração ocorre com base no lucro – real, presumido ou arbitrado- e a alíquota corresponde a 15% do lucro apurado, com adicional de 10% sobre a parcela do lucro que exceder R$ 20.000,00 por mês)
• Cofins: Contribuição para financiamento da seguridade social (paga apenas por pessoas jurídicas e varia de acordo com a receita de cada empresa).
• PIS: Programa de integração social (financia seguro desemprego)
• CSLL: Contribuição social sobre lucro líquido (tributo federal incidente sobre o lucro líquido do período-base, devido pelas pessoas jurídicas com alíquota que varia entre 10% e 12%.)
• ISSQN: Imposto sobre serviço de qualquer natureza. É municipal e varia entre 2 e 5%.

Impostos sobre produtos

• ICMS: Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços (imposto estadual, onde as alíquotas dependem do estado origem e destino)
• IPI: Imposto sobre produto industrializado
• II: Imposto sobre importação (se for o caso)
• IE: Imposto sobre exportação (se for o caso)
• IOF: Imposto sobre operações de crédito, câmbio e seguro (se for o caso)